7 – Gestion des adhérents

Ajouter en tant qu'adhérent

Dans la configuration de base, le logiciel est paramétré pour fonctionner sans l’application Adhésions. De cette façon, vous avez la possibilité d’enregistrer simplement une adhésion à partir de l’option présente à la rubrique Contacts du module communauté.

Cette procédure permet d’identifier les adhérents dans la communauté et de déclencher la facturation de la part de la fédération départementale (montant correspondant à : cotisation nationale + assurance + part départementale) :

Conseil

Mettez à jour les données des adhérents de vos associations avant le 31 décembre de chaque année, la fédération départementale devant exporter ces données début janvier, pour l’impression des cartes adhérents.

Pour ajouter des personnes en tant qu’adhérent, procédez comme suit :

  1. Cochez la ou les cases des personnes dont vous voulez mettre à jour les dates d’adhésions.
  2. Cliquez sur +d’options
  3. Cochez Ajouter en tant qu’adhérent
  4. Enfin, saisissez les dates de début et de fin d’adhésion (31 décembre 20..). Pour rappel, à Générations Mouvement, la couverture assurance court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Il est impératif d’aligner les adhésions sur cette période comptable.
  5. Validez
Conseil

Munissez-vous de la liste d’émargement ou de renouvellement des adhésions effectuée à l’occasion de votre repas de fin d’année et ajouter les adhérents à jour de leur cotisation.

Un symbole représentant une décoration jaune apparaît sur la ligne de chaque personne adhérente à la date du jour.

Dans cette option de base, vous ne pouvez pas gérer les règlements. Vous pourrez toutefois effectuer un export de tous vos adhérents dans un fichier Excel exploitable sous Calc (voir chapitre Exporter une liste des adhérents).

Pour supprimer une adhésion effectuée par erreur (et non un adhérent), cliquez sur l’œil (Détail) situé en bout de ligne de la personne puis Adhésions(*) > Supprimer.

(*) : cette option nécessite d’avoir des droits d’administrateur en accès principal.

Dans la configuration de base, on a vu qu’il était possible de distinguer les adhérents des autres personnes enregistrées dans la communauté grâce au symbole jaune présent sur chaque ligne de la liste proposée.

Pour autant, il n’est pas facile de distinguer les adhérents d’une période précise, par exemple en fin d’année, ceux ayant renouvelé leur cotisation de ceux qui ne l’ont pas encore effectué. Pour cela, vous devez créer un groupe dynamique comportant tous les adhérents effectifs entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année ciblée (voir chapitres à suivre. C’est pourquoi il est nécessaire de créer chaque année un groupe adhérents.

Créer un groupe adhérents

Dans Communauté > Contacts de votre association :

  1. Cliquez sur le bouton Affiner, un volet s’ouvre
  2. Cochez ensuite la case Adhésion effective
  3. Cliquez sur Choisissez
  4. Puis sur (A partir d’une date) Entre
  5. Cliquez dans la case située sous “Entre”
  6. Choisissez l’année et le mois de début de période, ceux de fin, puis cliquez en dehors de la zone de saisie de la date
  7. Un message vous confirme le choix effectué ainsi que le nombre de personnes concernées
  8. Seuls les adhérents correspondant à cette période sont affichés avec une médaille jaune
  9. Cliquez sur le bouton jaune Créer un groupe
  10. Donnez un nom à votre groupe
  11. Cliquez sur le bouton jaune Continuer pour finaliser l’opération

Votre groupe dynamique “Adhésions 20..” est créé. Il est disponible à la rubrique Communauté > Groupes et se mettra à jour au fur et à mesure que vous ajouterez des personnes en tant qu’adhérentes. Vous pourrez consulter ce groupe pour connaître le nombre de vos adhérents.

Conseil

Dans la configuration d'un groupe, illustrez celui-ci en téléchargeant une image depuis votre ordinateur.

Exporter la liste des adhérents

Quelle que soit la méthode utilisée, vous devez savoir quels champs ou colonnes vous souhaitez exporter. Pour cela, reportez-vous au chapitre Exports de données de la leçon N°5

  • Depuis Communauté > Contacts :

Reprenez la procédure du chapitre précédent “Créer un groupe adhérents”. A l’étape n°7, après avoir affiché les champs que vous souhaitez exporter, cliquez sur le bouton export et enregistrez la liste dans le dossier de votre choix.

  • Depuis un groupe “Adhérents” constitué :

Dans Communauté > Groupes, survolez avec le curseur de la souris votre groupe Adhérents 20xx, puis cliquez sur le bouton vert Gérer :

  1. Cocher la case située à côté de Nom dans la barre de titre afin de sélectionner l’ensemble de la liste
  2. Un message d’information vous indique le nombre de lignes sélectionnées. Au-delà de 50 adhérents, vous devez cliquer sur Sélectionner toutes les lignes et attendre quelques secondes avant de cliquer sur le bouton export
  3. Cliquer sur le bouton d’export.

Un fichier nommé export est constitué et vous attend dans votre dossier de téléchargement par défaut (Téléchargements ou Downloads). A noter que ce fichier est parfaitement utilisable avec Calc (LibreOffice).

Fiche pratique

Saga-FAN5-08 – Gestion des adhérents

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