6 – Gestion des groupes

Un groupe est une entité qui regroupe une partie de la communauté de son association.

Les individus qui composent votre association sont tous différents. Pour cela, le logiciel vous permet de séparer et classer les personnes de votre communauté en groupes suivant vos besoins. Une personne peut appartenir à plusieurs groupes différents.

Nous avons vu à la leçon n°3 les différentes compositions possibles de groupes.

L’intérêt de constituer un groupe, c’est de permettre de sélectionner rapidement une population précise pour faire un export, envoyer un message ou rechercher une personne. SAGA permet l’accès à la base uniquement pour la population concernée et la  nomination éventuelle d’un responsable ou d’un administrateur de groupe.

Ajouter un groupe

SAGA propose 3 types de groupes :

  1. Le groupe avancé, réservé aux administrateurs de niveau 1 (national) et 3 (départemental) et qui correspond à une association de type loi 1901.
  2. Le groupe fixe
  3. Le groupe dynamique

Nous ne nous intéresserons dans cette leçon qu’aux groupes fixes ou dynamiques.

Une boîte de dialogue vous propose de choisir un type de groupe. Nous allons donc voir maintenant la différence qui existe entre un groupe fixe et un groupe dynamique.

  • Groupe fixe symbolisé par

  1. Saisissez l’intitulé du groupe
  2. Vous avez le choix entre groupe fixe et groupe dynamique (voir explications ci-après)
  3. Cochez Groupe fixe et cliquez sur Continuer
Conseil

En cliquant sur le point d’interrogation situé juste après groupe (fixe ou dynamique), vous obtenez une explication sommaire de sa fonction.

Le groupe fixe est un groupe dans lequel on va ajouter manuellement les personnes :

Depuis le groupe qui vient d’être créé :

  1. Cliquez sur le bouton +Ajouter
  2. Puis sur Ajouter depuis nom association.
  3. A noter que si la personne n’est pas encore enregistrée, il est possible de l’ajouter à la fois dans contacts et le groupe fixe, en cliquant sur Ajouter une personne

4. Commencez à saisir le nom de la personne à ajouter. Au fur et à mesure de la saisie, les propositions diminuent
5. Cochez la case située devant le nom de la personne à ajouter
6. Cliquez sur le bouton Ajouter au groupe

Depuis les contacts :

De manière individuelle ou collective en cochant les personnes concernées puis en cliquant sur Ajouter à un groupe. La liste des groupes fixes s’affiche ; cochez le groupe fixe concerné ou créez un groupe s’il n’existe pas et cliquez sur Ajouter :

Retirer des personnes d’un groupe fixe :

Vous avez affecté manuellement par erreur une ou plusieurs personnes dans un groupe de responsables ou d’activité. Il est possible de les retirer en cochant les personnes concernées puis en cliquant sur Retirer du groupe. L’utilisation de ce bouton est à réserver exclusivement à la gestion des groupes fixes. Ne pas utiliser cette fonction depuis la page Contacts.

  • Groupe dynamique symbolisé par

Le groupe dynamique est un groupe dans lequel les personnes seront affectées automatiquement depuis la fiche-profil de la personne en fonction de critères définis pour celui-ci :

Lorsque vos critères sont finalisés, la liste des personnes concernées s’affiche. N’oubliez pas d’Enregistrer les critères en cliquant sur le bouton jaune correspondant.

Afin de les identifier plus facilement, les groupes sont représentés par les symboles suivants :

Groupe fixe
Groupe dynamique
Groupe avancé

Modifier un groupe

  • Groupe fixe

Depuis Communauté > Groupes, il est possible de modifier :

  • la configuration du groupe, à savoir les informations de contact, d’image…
  • la gestion du groupe en ajoutant, retirant des personnes de la communauté
  • Groupe dynamique

Depuis Communauté > Groupes, il est possible de modifier :

  • la configuration du groupe, à savoir les critères d’affectation au groupe mais cette manipulation efface tous les critères précédemment sélectionnés
  • la composition du groupe étant automatique, la gestion de celui-ci est limitée à l’export de données

En changeant les règles d’affectation d’un groupe existant (fixe à dynamique ou l’inverse), celui-ci groupe sera vidé de ses membres.

Supprimer un groupe

Pour pouvoir supprimer un groupe, vous devez avoir les droits en Accès principal. Le cas échéant, vous devrez vous adresser à l’administrateur référent de la fédération départementale.

Sinon, depuis Communauté > Groupes,

  1. Cliquez sur le bouton rouge Supprimer
  2. Puis sur un bouton identique correspondant au groupe concerné
  3. Cliquez à nouveau sur le premier bouton rouge Supprimer pour finaliser l’opération

Résumé vidéo - 2'

Fiche pratique

Saga-FAN5-06 – Gestion des groupes

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