Le rôle du trésorier dépasse de beaucoup celui d'un simple comptable. S'il est chargé d'enregistrer l'ensemble des écritures, d'engager les dépenses ou de présenter un rapport financier devant l'assemblée générale annuelle, il doit aussi contribuer, par son action, à la mise en oeuvre de l'objet social défini dans les statuts. Pour ce faire, il anticipe. Son budget prévisionnel, élaboré en fonction des orientations prises par le Conseil d'administration, doit apporter de la visibilité. Ensuite, le trésorier informe régulièrement les membres de l'équipe dirigeante de la situation financière, pour leur permettre de décider en toute connaissance de cause. Enfin, lorsqu'un projet est à l'étude, ou qu'une subvention disparaît, il en examine les conséquences financières et propose des solutions viables.
Tenir la comptabilité de l'association
Dans une association loi 1901, la tenue de la comptabilité est une obligation à laquelle on ne peut se soustraire et ce, quel que soit le volume d'activité de celle-ci. Pour respecter cette obligation, le Conseil d'administration choisit en son sein un trésorier, selon une procédure prévue dans les statuts. Celui-ci intègre le Bureau, et sera reconduit ou renouvelé chaque année. Compte tenu de la spécificité de son rôle, le trésorier doit réunir trois qualités indispensables :
- l'honnêteté ;
- la rigueur ;
- la transparence.
Cela est d'autant plus vrai que l'association reçoit des subventions municipales (fonds publics) ou qu'elle organise certaines manifestations payantes ouvertes à des non-adhérents (dans la limite autorisée).
LE MODULE DE COMPTABILITE SAGA
SAGA (Solution d'Aide à la Gestion Associative) est un logiciel mis gratuitement à la disposition de ses associations affiliées. SAGA propose entre autres, un module de comptabilité très performant et accessible aux trésoriers ayant un minimum de connaissances en comptabilité. Ce module est composé de 2 options au choix :
Le module Comptabilité de trésorerie pour les clubs (option par défaut)
Ce module vous donne accès à :
- une comptabilité simple de type dépense / recette ;
- les outils de rapprochement bancaire et de remise de chèques ;
- le suivi de trésorerie : flux de vos dépenses et recettes ;
- un compte de résultat généré automatiquement en fonction de vos saisies.
Le module Comptabilité d'engagement pour les fédérations départementales et les clubs les plus importants
En plus des éléments de la comptabilité de trésorerie, ce mode vous donne accès à :
- une comptabilité d'engagement, c’est-à-dire la distinction entre l’engagement et le paiement. Cela vous permet par exemple de gérer les dettes et créances ;
- l'ensemble des documents comptables (Bilan, Compte de Résultat, Journal, Grand livre, etc.).
Exemple : vous recevez une facture pour des fournitures que vous avez commandées mais vous ne payez pas immédiatement. Vous enregistrez une dette (dépense pas encore payée) en comptabilité d’engagement, puis ultérieurement le paiement après l’avoir réalisé. Alors qu’en comptabilité de trésorerie, vous auriez simplement enregistré le paiement au moment où celui-ci se produit.
LE FICHIER DE COMPTABILITÉ (tableur)
Pour faciliter la mission des trésoriers qui ne souhaitent pas utiliser le module de comptabilité SAGA, la Fédération nationale a conçu et réalisé, avec le concours de son organisme de formation l'IFRA, un fichier de comptabilité informatique simplifié disponible dans l'espace Ressources du site www.saga-gm.org. Disponible en version Excel ou Calc, ce fichier vous permet de saisir chronologiquement vos écritures comptables puis d'obtenir, en un seul clic, tous les états et documents dont vous aurez besoin pour assurer votre mission de trésorier : résultat par activité, compte de résultat à un instant T, bilan annuel.
Fichier comptabilité : mode d'emploi
FORMATION
Des formations SAGA Comptabilité à destination des trésoriers départementaux sont proposées par l'IFRA à l'échelle régionale.
Formation SAGA Comptabilité
Cette formation pourra ensuite être déclinée au niveau des clubs par les responsables départementaux. Des supports sont à disposition dans l'espace Ressources de saga-gm.org.
Guide du trésorier AssoConnect
Exécuter les dépenses
EXÉCUTER LES DÉPENSES
Le trésorier n'a pas l'initiative des dépenses. Il exécute les décisions financières prises par le Conseil d'administration et ordonnancées par le président. Pour faciliter la gestion quotidienne de l'association (émission de chèques, retraits, etc.), il est souhaitable de prévoir une double délégation de signature sur le compte bancaire. Cela permet de dissocier l'ordonnateur de la dépense de son bénéficiaire, chaque fois que le cas se présente. Dans le cas d'une demande de remboursement de frais du trésorier, par exemple. Le trésorier est nécessairement l'un des deux délégataires, l'autre pouvant être le président ou n'importe quel membre du Conseil d'administration.
Cette délégation de signature accordée par le Conseil d'administration fait l'objet d'un vote à mains levées. La décision doit être transmise à la banque, accompagnée de la signature des deux mandataires. À chaque changement de délégataire (suite à l'élection d'un nouveau trésorier, par exemple), cette formalité devra être renouvelée.
L'association peut se doter de tout autre moyen de paiement qu'elle juge utile : caisse, carte bancaire, etc. Quel que soit le moyen de paiement utilisé, chaque dépense devra impérativement être justifiée par une pièce comptable sur laquelle le président aura apposé la mention « bon à payer ».
S'il s'agit d'un remboursement de frais destiné à un administrateur (frais kilométriques, par exemple), le trésorier devra s'assurer que le bénéficiaire avait mandat du Conseil d'administration pour se déplacer et lui demandera alors de remplir une fiche de remboursement de frais. Dans tous les cas, les frais engagés par un administrateur lui seront remboursés sur la base d'un barème précisé dans le règlement intérieur de l'association.
LES RÈGLES COMPTABLES
Continuité de l'activité
La gestion d'une association est un processus continu. La politique de gestion doit garantir la continuité des trois grands équilibres du fonctionnement, du financement des investissements et du financement de trésorerie.
Permanence des méthodes
La cohérence des informations comptables durant les exercices successifs implique de ne pas changer de méthode comptable, à moins qu'il en résulte une meilleure information.
Indépendance des exercices
Pour assurer la validité des contrôles, il faut rattacher à chaque exercice tous les produits et charges qui le concernent. Du point de vue comptable, charges et produits sont respectivement des consommations engagées et des droits constatés indépendamment de leur règlement ou de leur encaissement.
Comptabilité par engagement
Les opérations liées à l'activité sont comptabilisées au moment de l'engagement, c'est-à-dire en ce qui concerne les charges à la date des factures fournisseurs, de la constatation des créances, etc. Même principe en ce qui concerne les produits, enregistrés à la date de l'émission des factures clients, de la réception de l'accord de subvention, etc.
Comptabilité de trésorerie
Lorsqu'une association tient une comptabilité de trésorerie et organise des activités générant d'important flux financiers comme les voyages par exemple qui se déroulent à cheval sur deux exercices, il est indispensable de retraiter le compte de résultat avec un tableau de passage au format excel qui pourra être mis en annexe du fichier comptable ou intégré audit fichier par un onglet supplémentaire.
Les petites associations peuvent se contenter d’une comptabilité de trésorerie. C’est à peu près l’équivalent des comptes que l’on effectue pour soi-même, à partir de son relevé bancaire.
Veiller à la bonne santé financière de l’association
SUIVI BUDGÉTAIRE ET PRÉVISIONS
Une association financièrement saine est une association qui a les moyens de remplir son objet social, c'est-à-dire de mettre en place les activités prévues dans ses statuts. Le trésorier est mandaté pour veiller à la bonne santé financière de l'association. Pour cela, il élabore chaque année un budget prévisionnel qui fait apparaître les dépenses et recettes attendues dans l'année, à partir des orientations fixées par l'Assemblée générale et le Conseil d'administration. Cela permet de s'assurer que l'association ne prévoit pas de dépenses incompatibles avec ses ressources, ni de recettes uniquement destinées à augmenter son capital. Ce budget prévisionnel se présente sous la forme de deux colonnes : à gauche, les charges, à droite, les produits. Le trésorier l'établit à partir du résultat comptable du dernier exercice clos. Il reporte les dépenses courantes, qui se répèteront l'année suivante, en les majorant pour tenir compte de l'augmentation du coût de la vie. Idem pour les recettes : il reporte le montant des cotisations des adhérents et le montant des éventuelles subventions reconduites d'année en année. Ensuite, il doit évaluer le montant des nouvelles dépenses à venir, relatives aux orientations fixées par le Conseil d'administration (achat de matériel, etc.). À partir de là, il doit réfléchir aux recettes qui permettent de couvrir ces dépenses et proposer des solutions, le cas échéant (voir p.23, demande de subvention). En principe, dans une association à but non lucratif, un budget prévisionnel est présenté à l'équilibre, c'est-à-dire qu'il ne fait apparaître ni excédent, ni déficit. Le trésorier s'assure de la rentrée des cotisations.
RÉSERVES
Il est utile de rappeler que les services fiscaux tolèrent qu'une association dispose de réserves équivalentes à son budget de fonctionnement annuel. Au-delà, ils peuvent considérer qu'elle capitalise, et prendre la décision de la soumettre aux impôts commerciaux. C'est le rôle du trésorier de mettre en garde son Conseil d'administration contre ce risque et d'imaginer avec lui les moyens de réduire les réserves, tout en respectant la loi (ce qui exclut le partage entre adhérents, de quelque manière que ce soit) et les statuts de l'association (activités prévues dans l'objet social).
Informer et rendre compte
AU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Le trésorier est mandaté par le Conseil d’administration pour assurer la gestion financière de l’association. Il ne s’agit donc pas de son affaire personnelle. À chaque réunion du Conseil, il rend compte de son action et informe les administrateurs de la situation financière de l'association. Il leur présente les comptes en précisant les dépenses et recettes significatives à venir. C'est ainsi qu'il joue son rôle en permettant au Conseil de prendre des décisions en toute connaissance de cause. Le trésorier doit signaler les conséquences que peut entraîner une décision sur la situation financière de l’association, sans exagérer ni minimiser son propos. Si un projet est en discussion, il doit évaluer son incidence sur les comptes et en informer le Conseil. Lorsque l’association prévoit une manifestation, il en établit le budget : dépenses prévues et recettes attendues. À l’issue de la manifestation, il présente au Conseil d’administration le résultat financier de l’action.
À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Avant chaque réunion de l'Assemblée générale, le trésorier édite, à partir de son fichier de comptabilité informatisée, le compte de résultat annuel et le bilan de l’association. Ils constituent son rapport financier. Après validation par le Conseil, ce rapport est présenté à l'Assemblée générale, qui devra l'approuver par le biais d'un vote à mains levées. Si les statuts de l’association prévoient l’existence d’un vérificateur aux comptes, celui-ci effectuera sa mission avant la tenue de l’Assemblée générale. Il pourra alors réclamer au trésorier tout document comptable qu’il juge nécessaire pour l’élaboration de son rapport, qui sera présenté à l’Assemblée juste après celui du trésorier.
Le compte de résultat
Le compte de résultat reflète le film des événements de l'année à travers un tableau où l'on trouve les « charges » et les « produits ». Ne doivent y figurer que les dépenses et les recettes de l'année. Si l'association a réglé au cours de l'année des dépenses de l'année précédente, elles ne doivent pas figurer dans les charges. Par contre, si des dépenses de l'année n'ont pas encore été réglées, elles doivent néanmoins apparaître. Idem pour les produits. Le « résultat », constitué par la différence entre le total des produits et le total des charges de l'année, permet de faire apparaître un excédent ou un déficit.
Le bilan comptable
Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de votre association à un instant donné. À l'actif, on trouve les immobilisations (ce que l'association possède durablement pour son activité : mobilier, matériel, etc.), les stocks (les biens produits dans le cadre de l'activité ou permettant de la financer), les créances (ce que l'on vous doit : intérêts sur livret épargne, subventions, etc.) et votre compte banque, s'il est positif. Au passif figurent les capitaux permanents ou apports de l'association (tout ce qu’elle a mobilisé pour financer les investissements nécessaires à son activité), les dettes (ce que vous devez à des fournisseurs, à l’administration, etc.) et votre compte banque, si vous êtes en négatif.
- dans SAGA Comptabilité, tous les documents comptables sont éditables aux formats xlsx et pdf ;
- dans le fichier de comptabilité informatisée mis à disposition par Générations Mouvement, ces documents sont édités automatiquement (onglets n°7 et n°10).
Archiver et transmettre
Tout au long de son mandat, le trésorier doit tenir à jour le fichier de comptabilité et archiver méticuleusement tous les documents comptables relatifs à la vie de l'association. Chaque fin d'année, il remet ces documents au secrétaire qui les intègre aux archives de l'association. À la fin de son mandat, il remet à son successeur tous les éléments lui permettant d'assumer sa fonction :
- le fichier informatique de comptabilité qui fait apparaître la situation financière de l'association au jour de la passation de pouvoirs ;
- le budget prévisionnel et les pièces justificatives de l'année en cours ;
- les fichiers et archives comptables des exercices écoulés ;
- l'ensemble des moyens de paiement qui appartiennent à l'association (chéquier, carte bleue, caisse, etc.).
Durée de conservation des documents comptables
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