Le rôle du Secrétaire

Rouage essentiel du bon fonctionnement de l'association, le secrétaire allie des qualités d'organisation et de rigueur et une solide connaissance des adhérents et des réglementations. Son rôle peut se résumer en quatre points :

- assurer le suivi administratif de l’association ;
- organiser les réunions statutaires ;
- informer les adhérents et communiquer ;
- archiver les documents de l'association.

Pour jouer son rôle dans les meilleures conditions, il est informé de tout ce qui fait la vie de l'association : déroulement des activités, projets, partenaires, etc . Il s'appuie sur ses qualités de communication, tant orale qu'écrite, pour informer à son tour et ouvrir l'association sur son environnement.

Assurer le suivi administratif de l'association

GESTION ET SUIVI DES ADHÉSIONS

La Fédération nationale a mis en place une base de données communes nommée SAGA, qui permet à chaque association membre d'enregistrer et de gérer les données de ses adhérents dans un espace dédié, unique et entièrement sécurisé. Chaque année, le secrétaire adresse aux adhérents, un appel à cotisations pour l'année suivante. Cet appel peut se faire par courriel ou de vive voix lors d'une réunion. Au moment du paiement de la cotisation, le secrétaire fait signer aux adhérents un document qui stipule qu'ils sont d'accord pour que leurs données nominatives ﬁgurent dans le ﬁchier de l'association (respect réglementation RGPD) et qu'ils acceptent de recevoir des messages ou informations liés à la vie de l'association. Il met à jour la base de données SAGA en ajoutant les nouveaux adhérents, en apportant les modifications ou archivages nécessaires, en enregistrant les adhésions annuelles. Voici une liste d'informations à collecter pour chacun :

- civilité, nom et prénom ;
- sexe ;
- date de naissance ;
- adresse postale et courriel ;
- numéro d'adhérent ;
- numéro du club ;
- n° téléphone ﬁxe et n° téléphone portable ;
- personne à prévenir en cas d'urgence ;
- compétence ou talent particulier que l'adhérent est prêt à mettre à disposition de l'association.

À partir des éléments sur la base de données SAGA, une carte d'adhésion annuelle nominative sera adressée à l'association.

DÉCLARATIONS ET DEMANDES D'AUTORISATION

Préfecture ou sous-Préfecture

Dans un délai de trois mois maximum après la tenue d’une assemblée générale ayant entraîné des modiﬁcations dans la composition du conseil d’administration, du Bureau ou des statuts, le secrétaire doit adresser à la Préfecture ou sous-Préfecture une déclaration précisant la teneur des modiﬁcations. Deux formulaires uniques (Cerfa n° 13972*02 et Cerfa n° 13971*03) ont été spécialement conçus par l'Administration en ce sens.

À réception de cette déclaration, la Préfecture délivre un récépissé attestant qu’elle a enregistré les modiﬁcations. Le secrétaire doit archiver l'ensemble de ces documents.

Direction régionale des affaires culturelles (DRAC)

Selon l’article L.7122-19 du Code du travail, une association peut exercer occasionnellement l’activité d’entrepreneur de spectacle dès lors que ce n’est pas son activité principale, et dans la limite de 6 représentations par an. Elle devra effectuer une déclaration préalable à la DRAC un mois avant la date prévue pour chaque représentation, en indiquant ses nom et coordonnées, ceux du président, la nature du spectacle (titre, auteur, etc.), le nombre, la durée et les dates des représentations.

Téléchargez le modèle de bulletin d'adhésion à une association dans l'espace ressources du site www.saga-gm.org.

Municipalité

Lorsque l'association prévoit de vendre des boissons à l'occasion d'une manifestation, le secrétaire doit demander 15 jours avant à la mairie, une autorisation d'ouverture de débit temporaire de boissons. Celle-ci sera limitée à la durée de la manifestation et ne concernera que les boissons de catégorie I et III, c'est-à-dire contenant moins de 15° d'alcool. Le secrétaire devra afficher sur la buvette l'autorisation municipale et les tarifs de vente de toutes les boissons. Lors de l'organisation d'une brocante, d'un vide-grenier, d'un spectacle ou d'un repas en extérieur, le secrétaire de l'association devra également adresser à la mairie concernée et 15 jours avant la manifestation, une demande d'autorisation d'occupation de l'espace public.

Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique (SACEM)

Le secrétaire d’une association qui organise des activités utilisant de la musique, vivante ou enregistrée, doit déclarer ces activités à la Sacem, organisme chargé de collecter et redistribuer les droits des auteurs d’oeuvres musicales. Peu importe que l'activité de l'association soit payante ou non. La déclaration se fait par courrier ou par téléphone à la Délégation régionale de la Sacem, ou sur le site national www.sacem.fr. Si vous la faites dans les 15 jours précédant la manifestation, vous bénéﬁcierez d'une réduction de 20 % sur le montant des droits d'auteur. Selon la nature de l'évènement et ses conditions d'organisation, il existe deux modes de tariﬁcation :

- au forfait : pour simpliﬁer les démarches des organisateurs de petits évènements, la Sacem propose un forfait payable d'avance pour les évènements dont le budget des dépenses n’excède pas 5 000 € TTC et un prix d’entrée de 20 € (40 € si le prix d’entrée inclut un repas avec boisson). Au-delà, le calcul s’effectue au pourcentage sur les recettes réalisées ou les dépenses engagées. Cette autorisation de diffusion s'obtient en quelques clics sur le site ;
- à la proportionnelle : pour les évènements de plus grande envergure, le montant des droits d'auteur est calculé par application d'un pourcentage sur l'ensemble des recettes réalisées (entrées, restauration, consommations, etc). ou sur les dépenses engagées. Le pourcentage appliqué prend en compte le type d'évènement, vos conditions d'organisation et le mode de diffusion des oeuvres. En pratique, vous devez faire votre déclaration de diffusion en amont de votre évènement. La Sacem vous fera parvenir un contrat qui prévoit que vous remettiez dans les 10 jours suivant l'évènement, l'état des recettes et dépenses lui permettant de calculer le montant des droits que vous devez acquitter.

Dans tous les cas, n'oubliez pas de mentionner votre appartenance à Générations Mouvement en remplissant votre déclaration : vous bénéﬁcierez ainsi de 12,5 % de réduction supplémentaire sur votre redevance. Attention : la déclaration Sacem est toujours de la responsabilité de l'association qui organise la manifestation et ne peut être déléguée aux musiciens.

Sacem
Tél. : 01 47 15 47 15
www.sacem.fr

Guichet unique de spectacles occasionnels (GUSO)

Lorsque l’association emploie un artiste ou un technicien du spectacle dans le cadre d’une de ses manifestations, elle doit le déclarer au Guso. Il s'agit d'un service gratuit qui permet aux associations organisant de manière occasionnelle des spectacles vivants (au maximum six par an) de simpliﬁer les démarches déclaratives relatives à l'embauche.

En pratique, dès la 1ère embauche, le secrétaire enregistre l'adhésion de l'association sur le site www.guso.fr, à partir de son numéro Siret et de son code APE (ces numéros d'identiﬁcation sont disponibles auprès de l'Insee). Il accède alors à l'espace employeur du site et peut déclarer son ou ses salariés en 3 étapes :

il remplit en ligne la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) du ou des salariés employés par l'association ;
il remplit la déclaration unique et simpliﬁée (DUS) qui a valeur de contrat de travail et permet d'acquitter en un seul règlement l'ensemble des cotisations sociales dues (Urssaf, congés spectacle, retraite complémentaire et prévoyance, Unédic, formation professionnelle et médecine du travail) ;
il imprime cette déclaration : le 1er feuillet est à envoyer au Guso avec le règlement des cotisations y ﬁgurant (si l'association ne les paie pas par carte bancaire ou par prélèvement), les 2e et 3e feuillets sont à remettre au salarié avec son salaire net et le 4e feuillet est à conserver par l'association. Ces 4 feuillets doivent être cosignés par le représentant de l'association et par le salarié.

Attention : cette procédure ne s’applique que si l’association est l’employeur. Si les musiciens sont salariés d’une entreprise de spectacle qui vous vend une prestation, c’est à cette entreprise que revient l’obligation d’acquitter les cotisations sociales. En outre, la déclaration au Guso ne dispense pas de la déclaration Sacem.

Guso : mode d'emploi

Guso
Tél. : 0810 863 342
www.guso.fr

Les mentions obligatoires
Sur tous les documents, notamment les courriers, vous devez indiquer les références suivantes :

Association loi 1901,
Immatriculation au registre des opérateurs de voyage n° IM075100069,
Responsabilité civile organisateur de voyages Groupama Paris Val-de-Loire,
Garantie financière N° 4000711647 Groupama assurance crédit.

Organiser les réunions statutaires

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

Le secrétaire est en première ligne dans l'organisation de l'assemblée générale. De sa préparation dépend en grande partie la réussite de ce temps fort de l'association.

Établir et envoyer la convocation

La convocation indique la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée générale, ﬁxés par le conseil d’administration. Elle est adressée suffisamment à l’avance (au moins 15 jours) et peut être accompagnée des comptes clos au 31 décembre de l’année écoulée.

Si des élections sont prévues au conseil d'administration, un appel à candidatures, précisant le nombre de postes à pourvoir, les conditions d'éligibilité et la date limite de dépôt des candidatures, sera joint à cette convocation.

Si les statuts le prévoient, et pour donner aux membres indisponibles la possibilité de prendre part aux décisions, on ajoutera aussi un « bon pour pouvoir ». Il devra être signé par celui qui donne pouvoir et par celui qui le reçoit. Il est important de limiter dans les statuts le nombre de pouvoirs (1 ou 2 maximum) pour éviter qu’un membre ne dispose d’un trop grand poids lors des votes.

Lancer les invitations

Parallèlement à la convocation des adhérents, pensez à inviter vos partenaires, ceux qui vous aident (le maire de la commune qui met une salle à votre disposition, les sponsors qui apportent leur concours à vos manifestations) et ceux avec qui vous entretenez des liens (l'administrateur de votre secteur ou un représentant de votre fédération départementale et les responsables d'associations voisines). Pour enrichir le contenu de la réunion, il est également possible de prévoir des interventions extérieures sur des sujets qui intéressent vos adhérents.

Assurer l’accueil

Les membres du Bureau accueillent les adhérents. Le secrétaire leur fait signer la liste d’émargement qui comporte les noms de tous les membres convoqués. Il remet à chaque électeur un bulletin de vote avec la liste des candidats au conseil d'administration.

Les adhérents disposant de pouvoirs se voient remettre autant de bulletins de vote qu’ils ont de pouvoirs. La liste d’émargement permettra de vériﬁer, le cas échéant, que le quorum prévu dans les statuts est atteint et que l’assemblée peut valablement délibérer. À défaut, la réunion sera reportée selon les modalités statutaires. La liste d’émargement sera conservée dans les archives.

Présenter le rapport d’activité

Le secrétaire présente le rapport d’activité de l’association au cours de l’année écoulée. Il est conseillé de consacrer un volet au fonctionnement (réunions des instances statutaires, relations avec les partenaires, évolution du nombre d’adhérents, etc.) et un autre à l’activité, telle qu'elle est déﬁnie dans l’objet des statuts : évolution des activités régulières, mise en place de manifestations particulières, bilan des sorties, etc.

Dans tous les cas, le secrétaire rédige et présente son rapport dans un esprit de clarté et de concision. L’attention de son auditoire s'émoussera après 10 minutes et il peut préparer quelques diapositives avec des photos qui seront projetées, ou faire témoigner les adhérents eux-mêmes : leur expérience de l’atelier informatique ou du voyage à Venise vaut tous les discours.

Prévoir un petit dossier pour chaque participant avec les informations que vous jugez importantes : le compte de résultat et le bilan, les activités proposées, le calendrier de l'année, la composition du CA... et des photos illustrant les manifestations et sorties organisées, les nouvelles activités.

Organiser les élections

Les élections au conseil d'administration se tiennent après le vote des rapports, en ﬁn de réunion. Le président du bureau de vote rappelle le nombre de sièges à pourvoir et le mode de scrutin prévu par les statuts. Il invite ensuite les candidats à se présenter devant les adhérents puis déclare ouvertes les opérations de vote. Les élections se tiennent à bulletins secrets. Cette précaution garantit l'anonymat du vote et permet à chacun de se prononcer librement. Puis le président du bureau de vote clôt le scrutin. Vient alors le moment du dépouillement par les scrutateurs, puis la proclamation des résultats qui revient au président du bureau de vote.

Rédiger et transmettre le procès-verbal

Le secrétaire de l’association rédige le procès-verbal de l'assemblée générale. Celui-ci doit préciser en préambule :

- le nom de l’association et l’adresse du siège social ;
- la nature de la réunion, la date et le lieu de sa tenue ;
- le nom du président de séance (généralement le président de l’association, sauf empêchement) ;
- le nombre de membres présents ou représentés (la feuille d’émargement sera annexée au procès-verbal permettant de constater que le quorum est atteint) ;
- l’ordre du jour tel que présenté dans la convocation.

Ensuite, le secrétaire reprend chaque point abordé en respectant la chronologie de l’ordre du jour. Il fait figurer le détail des votes (« contre », « abstention », « pour ») pour chaque point et n’oublie pas de rapporter les éventuelles questions posées par les adhérents ainsi que les réponses qui leur ont été apportées.

Effectuer les démarches complémentaires

Le secrétaire archive ce procès-verbal dans le registre des délibérations et déclare à la Préfecture dans les trois mois (ou via son compte asso) et sur un formulaire unique, les modiﬁcations survenues dans la composition du conseil d'administration et du Bureau (voir encadré ci-dessous).

L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

L’assemblée générale extraordinaire peut avoir lieu le même jour que l'assemblée générale mais il s’agit de deux réunions distinctes, avec des règles propres (rôle, quorum, etc.). Il convient donc de les dissocier. Les modiﬁcations statutaires adoptées en AGE s'appliquent immédiatement. Le plus souvent, elles sont approuvées à mains levées mais dans le cas d'une dissolution, le recours au vote à bulletins secrets est préconisé.

Le secrétaire rédigera un procès-verbal dans lequel ﬁgureront les modiﬁcations apportées aux statuts. Ce procès-verbal sera archivé dans le registre des délibérations. Il déclarera par ailleurs les modiﬁcations statutaires à la Préfecture (voir encadré ci-dessous) dans un délai de trois mois et pourra procéder à une insertion dans le Journal officiel si la modiﬁcation porte sur le nom de l’association ou son objet social.

Téléchargez les formulaires Cerfa n° 13972*02 et 13971*03 pour déclarer à la préfecture vos modifications depuis l'espace ressources du site www.saga-gm.org ou enregistrez-les directement en ligne depuis votre compte asso.

Créer son compte asso

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION ET LE BUREAU

Établir l’ordre du jour

L’ordre du jour est établi en relation avec le président. Il doit mentionner les différents points prévus pour permettre aux participants de connaître par avance les questions qui seront traitées.

Le premier point de l’ordre du jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente. En effet, ce procès-verbal n’est opposable qu’une fois approuvé et archivé dans le registre des délibérations.

Le dernier point est consacré aux « questions diverses » pour permettre à chacun de transmettre ou recueillir des informations sur un sujet qui l’intéresse, d'évoquer un point à débattre (qui ne pourra faire l'objet d'un vote) lors d'une prochaine réunion.

Pour favoriser le débat, il est nécessaire de ne pas trop alourdir l’ordre du jour. Prévoir à l’avance le temps à consacrer à chaque sujet, même approximativement, permet de maîtriser la montre, de ne rien éluder et de consacrer un temps suffisant aux questions importantes.

Assurer l’intendance

En concertation avec le président, le secrétaire réserve une salle de réunion, envoie la convocation à tous les membres du conseil d'administration et prépare la feuille d'émargement qui sera signée par chacun. Globalement, il assure la logistique qui doit contribuer au bon déroulement des travaux : disposition des tables en fonction de la nature de la réunion, impression des documents utiles, fourniture d'un vidéoprojecteur.

Rédiger et transmettre le procès-verbal

À partir des notes qu’il a prises, le secrétaire (ou un secrétaire de séance nommément désigné) rédige le procès-verbal qui doit au moins comporter :

- l’énoncé des questions ;
- les principaux avis émis ;
- les décisions prises ;
- les engagements qui en découlent ;
- les candidatures et résultats d’élections.

Ce compte rendu doit être concis et reprendre les points de l’ordre du jour tels qu'ils ont été débattus pendant la séance et notamment le résultat des votes. Il est signé par le président et le secrétaire et envoyé dans les 15 jours à chacun des membres convoqués. Il sera approuvé ou amendé dès l’ouverture de la réunion suivante.

Outre le fait qu’il permette de s’assurer que tous les participants à la réunion ont entendu et décidé les mêmes choses, c’est aussi une pièce juridique qui constitue la trace écrite des engagements pris et la mémoire de l’association. Il doit être reporté dans le registre des délibérations.

Avec SAGA emailing, il est très facile de constituer des groupes (CA, bureau…) afin d’envoyer les convocations et procès-verbaux de réunions, accompagnés de pièces justificatives ou de formulaires de participation.

Informer les adhérents et communiquer

INFORMER LES ADHÉRENTS

Les adhérents paient une cotisation pour participer à des activités qui les intéressent. Si le secrétaire les informe régulièrement de la vie de l'association et de ses projets, s'il les consulte pour mesurer leur satisfaction après une action et s'il s'efforce de les associer aux décisions, il contribuera peu à peu à les rendre acteurs de l'association, et non plus seulement consommateurs et commentateurs. L'expérience montre que ce travail est utile : les adhérents acceptent alors naturellement de donner un « coup de mains » pour organiser une activité et se montrent plus enclins à prendre des responsabilités. Pour communiquer avec les adhérents, le secrétaire a de multiples outils à sa disposition...

Le planning des activités

En début d'année, après décision du conseil d'administration, le secrétaire établit le planning des activités de l'année. Présenté avec soin et clarté, ce document sera transmis aux adhérents.

La lettre d'information

Envoyée par internet ou remise en mains propres lors des activités, cette lettre reprend les faits marquants (activités, manifestations, nouveaux arrivants) qui font la vie de l'association et annonce les projets à venir (réunions, voyages, etc.). Elle doit être synthétique et soignée pour donner une image attractive de l'association. Pensez à insérer des photos, chaque fois que possible.

Chaque association a la possibilité de mettre en ligne des informations la concernant soit :

- depuis un site internet existant au niveau de la fédération départementale ou du secteur (canton) ;
- depuis SAGA, à partir du module site internet à disposition de chaque association.

Une lettre d’information numérique pourra être adressée de façon régulière aux adhérents, via SAGA Emailing.

Les courriels et SMS

Ils sont devenus le moyen le plus rapide, le plus simple et le moins onéreux de communiquer avec les responsables et les adhérents. Bien que tous ne soient pas équipés, force est de constater une augmentation régulière et massive d'adresses de messagerie enregistrées dans SAGA. Rien de plus facile alors, pour ceux qui le souhaitent, de leur annoncer que le départ de la sortie est repoussé ou leur adresser un rappel de la date d'une réunion.

Les affiches et prospectus (flyers)

Si vous réalisez des affiches, veillez à utiliser de la couleur. Le noir et blanc est réservé à l'Administration. Sur vos flyers, devra par ailleurs obligatoirement ﬁgurer la mention « ne pas jeter sur la voie publique ». Et n'oubliez pas d'y apposer le logo Générations Mouvement !

Le questionnaire annuel

Dans de nombreuses associations, en ﬁn d'année, un questionnaire est envoyé aux adhérents pour mesurer leur satisfaction et connaître leurs envies pour l'année suivante. C'est aussi un excellent moyen de montrer à vos adhérents que leur avis vous intéresse.

COMMUNIQUER VERS L'EXTÉRIEUR

Avec la fédération départementale

Le secrétaire est le relais d’information avec la fédération départementale. Il lui transmet la composition du conseil et du Bureau, et la date de l'assemblée générale. Il est également souhaitable qu'il lui fasse connaître les projets et initiatives de l'association pour qu'elle puisse éventuellement les relayer : d’autres associations pourront s’inspirer de vos bonnes idées ! D’autre part, c’est en se référant aux initiatives des associations qu'elles regroupent que les fédérations départementale et nationale font connaître le rôle et l'importance du Mouvement tout entier.

Vis-à-vis des non adhérents

Comme le président de l'association et tous les membres du conseil d'administration, le secrétaire doit penser à l'avenir et tendre la main à de futurs adhérents. Pour les rencontrer, il peut tenir un stand lors du forum annuel des associations ou demander à la mairie d'intervenir lors de la journée des nouveaux arrivants qu'organisent de nombreuses communes. Il demandera alors à la fédération départementale de lui adresser des plaquettes d'information qui présentent Générations Mouvement et ses avantages pour les membres. Il peut aussi afficher le planning des activités de l'association dans les espaces réservés à cet effet sur la commune et laisser dans la salle d'attente du coiffeur ou du médecin une plaquette de présentation de l'association qu'il aura réalisée avec soin. Enﬁn, il est toujours possible de diffuser en toutes occasions le ﬁlm Générations Mouvement, 40 ans de lien social, disponible sur la page youtube de la Fédération nationale Générations Mouvement.

Une formation "S'impliquer dans le développement de son association" est proposée par l'IFRA. Elle s'adresse aux responsables désireux d'attirer de nouveaux adhérents au sein de leur association.

Formation S'impliquer dans le développement de son association

Via la presse

La presse cherche à intéresser et à ﬁdéliser ses lecteurs et mise sur l’originalité et l’événementiel. Le secrétaire la sollicite quand l'association organise une manifestation exceptionnelle ou si elle met en place une activité innovante.

En revanche, la photo d'un groupe d'adhérents jouant aux cartes renvoie une image de l'association peu attractive pour les nouvelles générations de retraités.

Quand il invite la presse, le secrétaire prépare un dossier avec le logo de Générations Mouvement, les coordonnées de l'association ainsi que le titre de la manifestation ou de l’événement. Dans ce dossier, il présente son association (date de création, nombre d’adhérents, activités principales) et fournit l’affiche ou le tract de la manifestation, des visuels (photos ou dessins) et les supports nationaux valorisant l'appartenance à un Mouvement d’envergure et reconnu d'utilité publique. Plus le secrétaire oriente le journaliste vers ce qu'il souhaite mettre en lumière, moins celui-ci s'écartera du sujet.

Un dossier de presse est à disposition des responsables du Mouvement.

Avec les autres associations

Le secrétaire peut entretenir avec les autres associations des contacts étroits, leur adresser la lettre d'information de l'association et même les inviter à certaines manifestations, avec l'accord du conseil d'administration. Ces échanges sont souvent intéressants et débouchent parfois sur des projets communs, voire des rapprochements d'adhérents.

Archiver les documents de l'Association

LES ARCHIVES OFFICIELLES

Il s’agit de tous les documents écrits qui ont engendré des droits et des devoirs pour l’association.

Registre des délibérations

Détaillé à la rubrique "Fonctionnement associatif > Obligations", ce registre constitue une trace des modiﬁcations apportées au fonctionnement ou à la composition de l’association et des décisions prises au ﬁl des années. Il permet par exemple de retrouver la date de début de mandat d'un élu, pour éviter qu'il ne se représente s'il a atteint la limite ﬁxée par les statuts.

Conventions et contrats

Il est important de classer les éventuelles conventions ou contrats passés avec tel ou tel partenaire ou prestataire. Cela permet de connaître à tout moment les tenants et aboutissants des relations qui doivent exister avec eux.

Subventions, agréments, autorisations

Les courriers justiﬁant de l’attribution d’une subvention, les agréments divers et les autorisations délivrées à l’occasion de manifestations, sont également à archiver.

Il est indispensable que ces documents soient :

- conservés au siège social de l'association aussi longtemps qu'elle existe. Si le siège est à la Mairie et qu'il n'est pas possible d'y stocker les archives, le secrétaire, le président ou le trésorier les conserve chez lui, sans oublier qu'ils ne sont pas sa propriété. Il les transmettra intégralement à son successeur ;
- téléversés sur le compte asso de l'association lorsqu'il a été créé ;
- classés dans un ordre compréhensible par tous (chronologique ou par thèmes) ;
- transmis aux responsables successifs.

LES COURRIERS

Il revient au secrétaire d’archiver les courriers qui présentent un intérêt pour l’association ou qui constituent une trace écrite d’un engagement, d’une décision, etc. Une lettre invitant un membre de l’association à siéger au Centre communal d’action sociale (CCAS) par exemple ou le compte rendu d’une réunion organisée par votre fédération départementale. Concernant les courriers que vous adressez, nous vous conseillons de conserver ceux qui sont destinés à vos adhérents, ainsi qu’à vos prestataires et partenaires. Les convocations à vos assemblées générales, par exemple. Il est souhaitable, de manière régulière, de faire du tri dans ces archives pour ne conserver, au ﬁl du temps, que les documents qui présentent toujours un intérêt, en respectant les règles de conservation des documents énoncées à la rubrique "Fonctionnement associatif > Obligations".

Archivage numérique
Pour éviter d'avoir à stocker un volume important d'archives sur papier, rien ne vous empêche d'opter pour le support numérique.
L'Administration met gratuitement à disposition un espace sur le site https://lecompteasso.associations.gouv.fr/.
Après avoir enregistré votre association et configuré votre mot de passe, vous avez accès à un espace dédié dans lequel vous pouvez, entre autres, déposer tous vos documents. Ils sont ensuite accessibles à distance, depuis n'importe quel poste, à partir de l'identifiant et du mot de passe choisi.