4 – Gestion des personnes

Ajouter une personne

A chaque fois qu’une personne est ajoutée dans la Communauté, une fiche-profil est créée de manière automatique.

Pour ajouter une personne dans la base de données, suivez les étapes suivantes :

  • Cliquez sur Communauté > Contacts.
  • Cliquez sur le bouton +Ajouter, puis uniquement sur Ajouter une personne (Surtout, ne pas « Ajouter depuis NomSecteur » !)

Vous êtes alors sur une fiche profil vierge :

  1. Saisissez les données administratives à votre disposition : Prénom et Nom obligatoires – minimum 2 caractères)
  2. Puis l’adresse de la personne : au fur et à mesure de la saisie, google maps vous propose de valider l’une des adresses proposées
  3. Cochez les activités pratiquées par la personne, son appartenance à des groupes fixes (voir chapitre à suivre les groupes)
  4. Important : si les champs Numéro adhérent et Numéro club ne sont pas renseignés, renseignez-les en respectant 4 caractères pour le n° d’adhérent et 5 pour le n° de club
  5. N’oubliez pas d’enregistrer

Conseil saisie
Pour une meilleure lisibilité, prenez l’habitude d’enregistrer :
  • Le nom de famille en majuscules
  • La 1ère lettre du prénom en majuscule
  • Les prénoms composés, séparés par un tiret (touche 6)

Modifier une personne

Pour modifier les informations enregistrées dans la fiche profil d’une personne, la procédure est la suivante :

  • Allez dans Communauté > Contacts
  • Une barre de recherche vous permet de trouver directement la personne que vous recherchez, à partir de son nom, de son adresse de messagerie, de son ID… :
  • Une fois la personne trouvée, cliquez sur l’icône œil afin d’accéder au détail de son profil :
Conseil

Pour ouvrir la fiche-profil d’une personne dans un nouvel onglet, cliquez sur l’oeil (détail) avec la molette de la souris ou faites un clic droit sur ce même oeil puis Ouvrir dans un nouvel onglet.

La fiche de la personne s’affiche, cliquez sur l’onglet Profil. Vous avez alors la possibilité en tant qu’administrateur de cliquer sur Mettre à jour le profil :

Vous pourrez alors mettre à jour les informations relatives à la fiche de la personne. Une fois terminées, n’oubliez pas de valider les modifications en cliquant sur le bouton jaune Mettre à jour le profil.

Archiver une personne

Dans SAGA, on ne supprime pas directement une personne, on l’archive quelque temps. Celle-ci n’apparaîtra plus dans les différents groupes mais sera stockée quelques mois avant d’être définitivement supprimée.

Attention de ne pas archiver des adhérents décédés en cours d’exercice car ils disparaîtraient de la liste des adhérents de l’année.

Saga vous offre la possibilité d’archiver des personnes enregistrées dans la communauté.

Rendez-vous dans Communauté > Contacts

  1. Cochez les membres que vous souhaitez archiver
  2. Cliquez sur le bouton +d’options
  3. Cochez ensuite Archiver les personnes sélectionnées
  4. Cliquez sur Valider.

Résumé vidéo - 3'20

Fiche pratique

Saga-FAN5-05 - Gestion des personnes.pdf

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