Ajouter un contact
A chaque fois qu’une personne est ajoutée dans la Communauté, une fiche-profil est créée de manière automatique.
Pour ajouter une personne dans la base de données, suivez les étapes suivantes :
- Cliquez sur Communauté > Contacts.
- Cliquez sur le bouton +Ajouter, puis uniquement sur Ajouter une personne (Surtout, ne pas « Ajouter depuis NomSecteur » !)
Vous êtes alors sur une fiche profil vierge :
- Saisissez les données administratives à votre disposition : Prénom et Nom obligatoires – minimum 2 caractères)
- Puis l’adresse de la personne : au fur et à mesure de la saisie, SAGA vous propose de valider l’une des adresses proposées
- Important : si le champs Numéro club ne sont pas renseignés, renseignez-le en respectant 5 caractères (exemple : 00012)
4. Cochez les activités pratiquées par la personne, son appartenance à des groupes fixes (voir chapitre à suivre les groupes)
5. N’oubliez pas d’enregistrer
Conseil saisie
A savoir
Le temps d’affichage des modifications peut quelque fois demander un peu de temps. Pour un affichage plus rapide, actionnez les touches Ctrl + F5 de votre clavier ou cliquez sur l’icône Rafraîchir la page, de votre navigateur.
Import en masse
Si vous avez un nombre important de nouvelles personnes à enregistrer ou de champs (date de naissance par exemple) de personnes existantes à modifier, il existe une procédure d'import en masse pour les administrateurs plus expérimentés. Contactez l'administrateur départemental.
Modifier un contact
Pour modifier les informations enregistrées dans la fiche profil d’un contact, la procédure est la suivante :
- Allez dans Communauté > Contacts
- Une barre de recherche vous permet de trouver directement le contact que vous recherchez, à partir de son nom, de son adresse de messagerie, de son ID… :
- Une fois la personne trouvée, cliquez sur l’icône œil afin d’accéder au détail de son profil :
La fiche du contact s’affiche, cliquez sur l’onglet Profil. Vous avez alors la possibilité en tant qu’administrateur de cliquer sur Mettre à jour le profil :
Vous pourrez alors mettre à jour les informations relatives à la fiche de la personne. Une fois terminées, n’oubliez pas de valider les modifications en cliquant sur le bouton jaune Mettre à jour le profil.
Archiver un contact
Dans SAGA, on ne supprime pas directement une personne, on l’archive quelque temps. Celle-ci n’apparaîtra plus dans les différents groupes mais sera stockée quelques mois avant d’être définitivement supprimée.
Attention de ne pas archiver des adhérents décédés en cours d’exercice car ils disparaîtraient de la liste des adhérents de l’année.
Saga vous offre la possibilité d’archiver des personnes enregistrées dans la communauté.
Rendez-vous dans Communauté > Contacts
- Cochez les membres que vous souhaitez archiver
- Cliquez sur le bouton +d’options
- Cochez ensuite Archiver les personnes sélectionnées
- Cliquez sur Valider.
Important
Lors de la demande d'archivage, SAGA vous propose l'option "Retirer de ce groupe".
L'option "Retirer de ce groupe" ne doit jamais être utilisé dans Contacts : un contact retiré dans un groupe avancé sera toujours présent dans les niveaux supérieurs :
A savoir
Si vous archivez une personne, toutes les informations qui lui sont liées sont également archivées.
