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SAGA – Module 1 – FD

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SAGA – Module 1 – FD

4. Gestion des personnes

Leçon N°4

Gestion des personnes

  • Ajouter une personne
  • Modifier une personne
  • Archiver une personne
  • Résumé vidéo
  • Fiche pratique

 

     Ajouter une personne

A chaque fois qu’une personne est ajoutée dans la Communauté, une fiche-profil est créée de manière automatique.

Pour ajouter une personne dans la base de données, suivez les étapes suivantes :

  • Cliquez sur Communauté > Personnes enregistrées.
  • Cliquez sur le bouton +Ajouter, puis uniquement sur Ajouter une personne (Surtout, ne pas « Ajouter depuis NomSecteur » !)

Vous êtes alors sur une fiche profil vierge :

  1. Saisissez les données administratives à votre disposition : Prénom et Nom obligatoires – minimum 2 caractères)
  2. Puis l’adresse de la personne : au fur et à mesure de la saisie, google maps vous propose de valider l’une des adresses proposées
  3. Cochez les activités pratiquées par la personne, son appartenance à des groupes fixes (voir chapitre à suivre les groupes)
  4. Important : si les champs Numéro adhérent et Numéro club ne sont pas renseignés, renseignez-les en respectant 4 caractères pour le n° d’adhérent et 5 pour le n° de club
  5. N’oubliez pas d’enregistrer

Conseil

À savoir !
Le temps d’affichage des modifications peut quelque fois demander un peu de temps. Pour un affichage plus rapide, actionnez les touches Ctrl + F5 de votre clavier ou cliquez sur l’icône Rafraîchir la page, de votre navigateur.
Import en masse !
Si vous avez un nombre important de nouvelles personnes à enregistrer ou de champs (date de naissance par exemple) de personnes existantes à modifier, il existe une procédure d’import en masse pour les administrateurs plus expérimentés. Contactez l’administrateur départemental.

 

    Modifier une personne

 

Pour modifier les informations enregistrées dans la fiche profil d’une personne, la procédure est la suivante :

  • Allez dans Communauté > Personnes enregistrées
  • Une barre de recherche vous permet de trouver directement la personne que vous recherchez, à partir de son nom, de son adresse de messagerie, de son ID… :
  • Une fois la personne trouvée, cliquez sur l’icône œil afin d’accéder au détail de son profil :

Conseil

Attention !
L’icône Détail a disparu ?
Vous l’avez probablement désactivé. Survolez le bouton “Informations à afficher” situé au-dessus de la barre noire (à l’extrême gauche) puis cocher la case “Détail” tout en bas de la liste

La fiche de la personne s’affiche, cliquez sur l’onglet Profil. Vous avez alors la possibilité en tant qu’administrateur de cliquer sur Mettre à jour le profil :

Vous pourrez alors mettre à jour les informations relatives à la fiche de la personne. Une fois terminées, n’oubliez pas de valider les modifications en cliquant sur le bouton jaune Mettre à jour le profil.


 

    Archiver une personne

 

Dans SAGA, on ne supprime pas directement une personne, on l’archive quelque temps. Celle-ci n’apparaîtra plus dans les différents groupes mais sera stockée quelques mois avant d’être définitivement supprimée.

Attention de ne pas archiver des adhérents décédés en cours d’exercice car ils disparaîtraient de la liste des adhérents de l’année.

Saga vous offre la possibilité d’archiver des personnes enregistrées dans la communauté.

Rendez-vous dans Communauté > Personnes Enregistrées

  1. Cochez les membres que vous souhaitez archiver
  2. Cliquez sur le bouton +d’options
  3. Cochez ensuite Archiver les personnes sélectionnées
  4. Cliquez sur Valider.
Important !
Le bouton Retirer du groupe ne doit jamais être utilisé dans Personnes enregistrées. Un message d’alerte vous informe que vous allez effectivement faire disparaître la personne de la liste affichée mais elle sera toujours présente aux niveaux supérieurs :
Attention !
Si vous archivez une personne, toutes les informations qui lui sont liées sont également archivées. 

 

    Résumé vidéo – 3’20

 


 

    Fiches pratiques

Saga-FAN5-05 – Gestion des personnes.pdf
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19 rue de Paris
93013 BOBIGNY CEDEX

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Conseil mot de passe

Votre mot de passe doit être :

  • différent de votre nom, prénom et adresse email
  • composé de 6 caractères minimum

N’oubliez pas de l’enregistrer sur un cahier !

Conseil favoris

Gagnez du temps ! Créez un dossier SAGA dans vos favoris (clic droit sur la barre de favoris de votre navigateur puis nouveau dossier) et enregistrez l’URL des pages les plus utilisées :

Conseil multi-comptes

Pour les distinguer à la connexion, nous conseillons d’ajouter une image sur chacune des fiches-profil.
Si vous êtes administrateur FD + administrateur d’1 club, un seul compte suffira : celui qui est au niveau supérieur.

Conseil saisie

Pour une meilleure lisibilité, prenez l’habitude d’enregistrer :

  • Le nom de famille en majuscules
  • La 1ère lettre du prénom en majuscule
  • Les prénoms composés, séparés par un tiret (touche 6)
Conseil fiche

Pour ouvrir la fiche-profil d’une personne dans un nouvel onglet, cliquez sur l’oeil (détail) avec la molette de la souris ou faites un clic droit sur ce même oeil puis Ouvrir dans un nouvel onglet.

Conseil type groupe

En cliquant sur le point d’interrogation situé juste après groupe (fixe ou dynamique), vous obtenez une explication sommaire de son utilité.

Conseil maj base

Mettez à jour les données des adhérents de vos associations avant le 31 décembre de chaque année, la fédération départementale devant exporter ces données début janvier, pour l’impression des cartes adhérents.

Conseil liste ag

Munissez-vous de la liste d’émargement ou de renouvellement des adhésions effectuée à l’occasion de votre repas de fin d’année et ajouter les adhérents à jour de leur cotisation.

Conseil image

Illustrez vos groupes en téléchargeant des images depuis Google images

Conseil fonctionnalités

Avant d’attribuer les droits à un administrateur SAGA sur un module (ou application), assurez-vous de bien avoir activé celui-ci dans Fonctionnalités.

Conseil youtube

Pour agrandir les vidéo en mode plein écran, cliquez sur l’icône situé dans le coin inférieur droit de celle-ci.

Conseil
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