SAGA – Formation Clubs

6. Gestion des groupes

Leçon N°6

Gestion des groupes

Un groupe est une entité qui regroupe une partie de la communauté de son association.

Les individus qui composent votre association sont tous différents. Pour cela, le logiciel vous permet de séparer et classer les personnes de votre communauté en groupes suivant vos besoins. Une personne peut appartenir à plusieurs groupes différents.

Nous avons vu à la leçon n°3 les différentes compositions possibles de groupes.

L’intérêt de constituer un groupe, c’est de permettre de sélectionner rapidement une population précise pour faire un export, envoyer un message ou rechercher une personne. SAGA permet l’accès à la base uniquement pour la population concernée et la  nomination éventuelle d’un responsable ou d’un administrateur de groupe.


 

    Ajouter un groupe

 

SAGA propose 3 types de groupes :

  1. Le groupe avancé, réservé aux administrateurs de niveau 1 (national) et 3 (départemental) et qui correspond à une association de type loi 1901.
  2. Le groupe fixe
  3. Le groupe dynamique

Nous ne nous intéresserons dans cette leçon qu’aux groupes fixes ou dynamiques.

Une boîte de dialogue vous propose de choisir un type de groupe. Nous allons donc voir maintenant la différence qui existe entre un groupe fixe et un groupe dynamique.

  • Groupe fixe symbolisé par 

  1. Saisissez l’intitulé du groupe
  2. Vous avez le choix entre groupe fixe et groupe dynamique (voir explications ci-après)
  3. Cochez Groupe fixe et cliquez sur Continuer

Conseil

Le groupe fixe est un groupe dans lequel on va ajouter manuellement les personnes :

Depuis le groupe qui vient d’être créé :

  1. Cliquez sur le bouton +Ajouter
  2. Puis sur Ajouter depuis nom association.
  3. A noter que si la personne n’est pas encore enregistrée, il est possible de l’ajouter à la fois dans personnes enregistrées et le groupe fixe, en cliquant sur Ajouter une personne

4. Commencez à saisir le nom de la personne à ajouter. Au fur et à mesure de la saisie, les propositions diminuent
5. Cochez la case située devant le nom de la personne à ajouter
6. Cliquez sur le bouton Ajouter au groupe

Depuis personnes enregistrées :

De manière individuelle ou collective en cochant les personnes concernées puis en cliquant sur Ajouter à un groupe. La liste des groupes fixes s’affiche ; cochez le groupe fixe concerné ou créez un groupe s’il n’existe pas et cliquez sur Ajouter :

Retirer des personnes d’un groupe fixe :

Vous avez affecté manuellement par erreur une ou plusieurs personnes dans un groupe de responsables ou d’activité. Il est possible de les retirer en cochant les personnes concernées puis en cliquant sur Retirer du groupe. L’utilisation de ce bouton est à réserver exclusivement à la gestion des groupes fixes. Ne pas utiliser cette fonction depuis la page Personnes enregistrées.

  • Groupe dynamique symbolisé par 

Le groupe dynamique est un groupe dans lequel les personnes seront affectées automatiquement depuis la fiche-profil de la personne en fonction de critères définis pour celui-ci :

Lorsque vos critères sont finalisés, la liste des personnes concernées s’affiche. N’oubliez pas d’Enregistrer les critères en cliquant sur le bouton jaune correspondant.

Afin de les identifier plus facilement, les groupes sont représentés par les symboles suivants :

Groupe fixe
Groupe dynamique
Groupe avancé

 

    Modifier un groupe fixe

 

Il suffit de cliquer sur le bouton Gérer du groupe concerné dans Communauté > Groupes


 

    Supprimer un groupe

 

Pour pouvoir supprimer un groupe, vous devez avoir les droits en Accès principal. Le cas échéant, vous devrez vous adresser à l’administrateur référent de la fédération départementale.

Sinon, depuis Communauté > Groupes,

  1. Cliquez sur le bouton rouge Supprimer
  2. Puis sur un bouton identique correspondant au groupe concerné
  3. Cliquez à nouveau sur le premier bouton rouge Supprimer pour finaliser l’opération

 

    Résumé vidéo – 2′

 


 

    Fiche pratique

 

Saga-FAN5-06 – Gestion des groupes