SAGA – Formation Clubs

7. Gestion des adhérents

Leçon N°7

Gestion des adhérents


 

    Ajouter en tant qu’adhérents

 

Dans la configuration de base, le logiciel est paramétré pour fonctionner sans l’application Adhésions. De cette façon, vous avez la possibilité d’enregistrer simplement une adhésion à partir de l’option personnes enregistrées du module communauté.

Cette procédure permet d’identifier les adhérents dans la communauté et de déclencher la facturation de la part de la fédération départementale (montant correspondant à : cotisation nationale + assurance + part départementale) :

Conseil

Pour ajouter en tant qu’adhérent, procédez comme suit :

  1. Cochez la ou les cases des personnes dont vous voulez mettre à jour les dates d’adhésions.
  2. Cliquez sur +d’options
  3. Cochez Ajouter en tant qu’adhérent
  4. Enfin, saisissez les dates de début et de fin d’adhésion (31 décembre 20..). Pour rappel, à Générations Mouvement, la couverture assurance court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. Il est impératif d’aligner les adhésions sur cette période comptable.
  5. Validez

Conseil

Un symbole représentant une décoration jaune apparaît sur la ligne de chaque personne adhérente à la date du jour.

Dans cette option de base, vous ne pouvez pas gérer les règlements. Vous pourrez toutefois effectuer un export de tous vos adhérents dans un fichier Excel exploitable sous Calc (voir chapitre Exporter une liste des adhérents).

Pour supprimer une adhésion effectuée par erreur (et non un adhérent), cliquez sur l’œil (Détail) situé en bout de ligne de la personne puis Adhésions(*) > Supprimer.

(*) : cette option nécessite d’avoir des droits d’administrateur en accès principal.

Dans la configuration de base, on a vu qu’il était possible de distinguer les adhérents des autres personnes enregistrées dans la communauté grâce au symbole jaune présent sur chaque ligne de la liste proposée.

Pour autant, il n’est pas facile de distinguer les adhérents d’une période précise, par exemple en fin d’année, ceux ayant renouvelé leur cotisation de ceux qui ne l’ont pas encore effectué. Pour cela, vous devez créer un groupe dynamique comportant tous les adhérents effectifs entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année ciblée (voir chapitres à suivre Sélectionner les adhérents + Créer un groupe adhérents).


 

    Sélectionner les adhérents

 

Dans Communauté > Personnes enregistrées de votre association :

  1. Cliquez sur Affiner, un volet s’ouvre
  2. Cochez ensuite la case Adhésion effective
  3. Cliquez sur Sélectionnez
  4. Puis sur (A partir d’une date) Entre
  5. Saisissez la date de début de période, celle de fin, puis cliquez en dehors de la zone de saisie de la date
  6. Un message vous confirme le choix effectué
  7. Seuls les adhérents correspondant à cette période sont affichés avec une médaille jaune
  8. Leur nombre précis s’affiche

La sélection étant faite, il est conseillé de conserver ces critères dans un groupe dynamique afin de ne pas avoir à recommencer la même procédure à chaque fois que l’on veut connaître le nombre de ses adhérents, en procédant de la manière suivante…


 

    Créer un groupe Adhérents

 

Rien de plus facile, arrivé à ce stade, que de composer un groupe dynamique de ses adhérents 2019 dans notre exemple. Après avoir procédé aux sélections précédentes :

9. Cliquez sur le bouton jaune Créer un groupe

Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre :

10. Saisissez le nom de votre nouveau groupe, Adhérents 2019 dans notre exemple
11. Cochez Groupe dynamique
12. Validez en cliquant sur le bouton jaune Continuer

Conseil

Votre groupe est maintenant disponible à la rubrique Communauté > Groupes

Au fur et à mesure que vous ajouterez ou prolongerez en tant qu’adhérent des personnes enregistrées dans la communauté (voir plus haut le chapitre Ajouter des adhérents), elles viendront s’ajouter à ce groupe sans que vous ayez besoin de faire quoi que ce soit.


 

    Exporter la liste des adhérents

 

  • Depuis Personnes enregistrées :

Reprenez la procédure du chapitre précédent “Sélectionner les adhérents”. A l’étape n°8, cliquez sur le bouton export et enregistrez la liste dans le dossier de votre choix.

  • Depuis un groupe “Adhérents” constitué :

Dans Communauté > Groupes, survolez avec le curseur de la souris votre groupe Adhérents 20xx, puis cliquez sur le bouton vert Gérer :

Une liste comportant uniquement les adhérents apparaît. Pour exporter la liste, vous devez…

  1. Cocher la case située à côté de Nom dans la barre de titre afin de sélectionner l’ensemble de la liste
  2. Un message d’information vous indique le nombre de lignes sélectionnées. Au-delà de 50 adhérents, vous devez cliquer sur Sélectionner toutes les lignes et attendre quelques secondes avant de cliquer sur le bouton export
  3. Cliquer sur le bouton d’export au format excel selon votre version de logiciel.

Un fichier nommé export est constitué et vous attend dans votre dossier de téléchargement par défaut (Téléchargements ou Downloads). A noter que ce fichier est parfaitement utilisable avec Calc (LibreOffice).

Vous devrez sélectionner les colonnes superflues pour les supprimer et ne conserver que celles qui vous intéressent ou à contrario sélectionner (avec la touche Ctrl du clavier) et copier celles qui vous intéressent et les coller dans une nouvelle feuille.


 

    Résumé vidéo – 2′

 


 

    Fiches pratiques

 

Saga-FAN5-08 – Gestion des adhérents